离职证明电子版有效吗？签名合法吗？

在劳动合同解除或终止时，用人单位具有法定义务为劳动者开具离职证明，具体法律规定如下：《劳动合同法》第五十条第一款规定，“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。《劳动合同法实施条例》第二十四条规定，“用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”。如用人单位违反上述规定不予开具离职证明的，根据《劳动合同法》第八十九条的规定，“用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任”。上述法律法规对于用人单位应当在劳动合同解除或终止时为劳动者出具离职证明的规定是清晰的，但是并未对离职证明的形式作出规定。多数情况下，用人单位开具的离职证明为纸质版并加盖公章，目前，越来越多的用人单位开始采用电子签名的方式签订劳动合同，采用电子劳动合同的用人单位为了提升管理效率，往往伴随着其他劳动用工管理文件也通过电子签名平台出具，包括离职证明。那么，通过电子签名平台出具的离职证明是否合法有效呢？

一、司法实践案例中并未否认通过电子签名平台出具的离职证明的有效性

我们并未检索到员工主张电子签名的离职证明无效的直接相关案例，但在检索到的与电子签名的离职证明有关的案例中，法院并未对电子签名的离职证明给予否定性评价。如在(2022)京01民终5538号案件中，法院查明，公司提交的电子数据存证报告另显示双方签署《离职确认书》及该公司为员工开具《离职证明》亦通过电子签名的形式……《离职证明》内容载有“温馨提示：离职后您仍需遵守《员工保密协议书》的相关约定，避免承担不利后果。”员工对上述内容浏览后予以签名，并办理完毕离职手续。

在(2022)辽0104民初17396号案件中，双方证据包括被告提供的劳动合同……职责描述及原告电子签名页面、离职证明及公司电子签章页面、原告签收回执……经质证，本院予以确认，在卷佐证。

在上述案件中，法院均认可了用人单位通过电子签名平台出具的离职证明中所记载的内容的效力，可见，法院并未否定用人单位通过电子签名平台出具的离职证明的效力。

二、从法律规定的角度看用人单位能否通过电子签名平台开具离职证明

《劳动合同法》第十六条规定，“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效”。由此可见，劳动合同的生效条件之一为用人单位在劳动合同文本上签字或盖章。

人力资源社会保障部办公厅关于发布《电子劳动合同订立指引》的通知（人社厅发〔2021〕54号）第九条规定，“电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效，并应附带可信时间戳”。第二条规定，“依法订立的电子劳动合同具有法律效力”。由此可见，电子劳动合同生效条件之一为用人单位签署可靠的电子签名，并附带可信时间戳。

《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号）规定，“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名……”。《电子签名法》第三条规定，“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书：（一）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；（二）涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；（三）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形”。

综上可知，用人单位与劳动者协商一致采用电子形式订立书面劳动合同的，应当使用符合电子签名法规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。而离职证明不属于《电子签名法》规定的不适用的文书范围，如用人单位与劳动者约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。也就是说，如果用人单位与劳动者已经约定或者协商一致使用电子签名方式出具离职证明的，是具有合法的法律效力的。

三、若采用电子签名出具离职证明的，何为离职证明原件

在发生劳动争议纠纷的情况下，从仲裁与诉讼的角度看，当事人需要举证证据原件，那么，在开具电子签名的离职证明的情况下，用人单位应当举证已经为劳动者出具了离职证明原件，那么，何为电子签名的离职证明原件呢？

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定（2019修正）》第十五条第二款规定，“当事人以电子数据作为证据的，应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本，或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质，视为电子数据的原件”。《电子签名法》第五条规定，“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性”。

由此可见，用人单位若举证开具的电子签名离职证明原件时，需要能否满足《电子签名法》第五条关于原件形式的要求——能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用，能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。如果在举证过程中，用人单位不能有效的表现离职证明内容可供随时调取查用、不能可靠地保证离职证明的形成时间以及自形成时起未被更改，则可能难以被认可用人单位向劳动者出具了合法有效的离职证明。

四、给用人单位的操作建议

1.对于已经使用或者将要使用电子签名平台为员工开具离职证明的单位来说，建议建立劳动用工文件相关的电子签名规章制度，并通过民主制定程序及公示程序保证制度的合法有效性；或者单独就离职证明通过电子签名的方式出具与员工进行约定。以便证明已经与员工协商一致采用电子签名的方式开具离职证明。

2.离职证明开具后，用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知员工离职证明已经开具，明确告知员工下载完整的劳动合同文本的途径，并不得向员工收取费用。

3.建议在与离职证明相关的劳动仲裁时效内（解除或终止劳动合同后一年）保留电子离职证明原件，以实现举证责任的要求。