HR们在开具离职证明的时候一定要注意哪些？
离职证明是用人单位与劳动者解除/终止劳动关系的一种证明文书。根据相关法律法规规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
离职证明应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。用人单位违反法律规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
因此，HR们在开具离职证明的时候一定要注意以下几点：
01、注意一
1、不按时开具证明
案例：曹某与北京某医院管理有限公司劳动争议案
案号：(2019)京0105民初63363号
案情简介：
曹某于2018年3月20日入职北京某医院管理有限公司，任董事长助理，双方签订有劳动合同。2018年9月28日，双方解除劳动关系。后曹某向当地仲裁委员会提出仲裁。2019年2月7日仲裁委员会作出京朝劳人仲字〔2019〕第01425号裁决书，曹某不服，诉至法院，要求判令医院管理公司支付因未开具解除或者终止劳动合同的书面证明造成的工资损失60000元。
裁判结果：
北京市朝阳区人民法院判决医院管理公司支付曹某未开具离职证明损失10000元。
案例解析：
本案中，曹某提交案外公司出具的《录用通知书》和《不予录用通知书》，显示2018年10月16日该案外公司决定录用原告，月基本工资为20000元，需要提交离职证明等材料，后2018年10月18日该案外公司因原告无法提供解除劳动关系证明材料，决定终止录用。
医院管理公司称系曹某拒收离职证明，但却未能举证证明曹某拒收证明的事实，因此法院酌情判决用人单位向劳动者赔付未及时开具离职证明的损失10000元。
02、注意二
2、具有争议的离职原因
是否可以在离职证明中填写离职原因，一直是一个比较有争议的问题。其实在各种有关离职证明的法律法规中，对于是否可以填写离职原因一项都没有明确的禁止。那么哪些理由是可以填写的，哪些是不可以的呢?让我们来看两个案例。
案例1：李某与某视频有限公司劳动争议案
案号：(2019)京0108民初56261号
案情简介：
李某于2018年3月27日入职某视频公司处，与视频公司签订期限至2021年3月31日止的劳动合同，约定月工资标准为25000元。2019年4月17日，视频公司以李某“泄露公司数据，使公司面临较大风险”为由，解除劳动合同。视频公司向李某出具的离职证明中载明内容为“李某(身份证件号码：……)，因严重违反规章制度，已由我公司于2019年4月17日和其依法解除劳动合同，特此证明。”落款处显示加盖公司公章。
李某后向北京市劳动人事争议仲裁委员会提出申请，该委作出京劳人仲字[2019]第734号裁决书，裁决视频公司自裁决生效之日起五日内，向李某重新出具解除劳动合同证明……。李某和视频公司均不服裁定，向北京市海淀区人民法院提起诉讼。
裁判结果：
北京市海淀区人民法院认为视频公司开具的离职证明，不符合相关法律法规规定，判决视频公司于判决生效之日起十日内，为李某重新出具解除劳动合同证明。
案例2：李某与某工程研究院劳动争议案
案号：(2018)粤0105民初4610号
案情简介：
李某于2008年6月入职某工程研究院工作，研究院于2016年3月30日向李某出具了解除劳动合同通知书，解除了与李某的劳动合同，李某在2016年4月8日收到研究院的《解除(终止)劳动合同证明书》，该证明书上第二条为解除劳动合同原因：1、严重违反用人单位的规章制度;2、劳动者不能胜任工作。
李某认为研究院在解除劳动合同证明书上写的离职原因对其今后求职造成了负面影响，打压了其自由择业的权利。于2018年1月19日向广州市劳动人事争议仲裁委员会提出劳动仲裁，仲裁委员会作出劳人仲案[2018]901号仲裁裁决书，驳回李某诉求。李某不服裁决向广东省广州市海珠区人民法院提起诉讼。
裁判结果：
广东省广州市海珠区人民法院判决驳回李某诉讼请求。
03、案例分析
对比分析：
以上两个案例之所以形成两个完全不同的判决结果，关键原因在于开具离职证明时最关键的一点是内容属于基本信息，应该具备客观性，不带主观性。案例1中，由于劳动者并不认可用人单位解除劳动关系的理由，双方对于解除原因是存在争议的，因此，法院认为，视频公司作为争议一方，无权就双方之间的争议事项向离职劳动者将来的供职单位作出有利于己方的、带有主观倾向的、结论性的认定。而视频公司利用信息的不透明，向离职劳动者将来的供职单位作含有价值评判性质的、不属于法定内容的、不利于劳动者的记载，给劳动者的再就业制造障碍，该行为违背了诚实信用原则，也是对法定义务的违反。
但案例2中，由于劳动者对解除原因并未提出异议，只是单纯认为离职原因对今后择业产生影响，因此，法院并未支持其主张。在相关法律法规中，并没有排除解除劳动合同证明书上记载解除劳动合同的原因。因此，只要解除原因内容真实，不具争议性，就可以在离职证明中填写离职原因的。
另外，因为案例1中劳动者并未向法院提出证据证明视频公司开具的离职证明对其之后新公司的入职造成了实质的经济损失，因此，法院仅判决视频公司向李某重新开具离职证明，而未判决视频公司向李某支付赔偿。若劳动者向法院提供了新单位的因离职证明而拒绝录用劳动者并给劳动者造成实际损失的证据，那么原用人单位还需向劳动者进行补偿。
04、解决方法
所以，即使离职员工与公司闹的再不愉快，公司也必须如实为劳动者开具离职证明。那有的HR可能会问，那公司就只能“吃哑巴亏”了吗?其实不然，作为HR在遇到一些情况时，可以采用这样的方法：
1、拒绝工作交接
遇到恶意不交接工作(需有证据证明)却要求公司强制开具离职证明的，HR可在其离职证明中注明：“该员工尚未与本单位完成工作交接。”因为在相关法律法规的规定，离职证明中的内容需具有客观性，不带有主观性，且易于证明、不容易起争议。而员工未进行工作交接一事，符合事实，且能被证明，因此，是可以将这些内容以备注的形式，写在离职证明中的。
2、故意失联
另外，为了防止劳动者故意失联，HR可以在公司规章中写明“劳动者在离职时，可随时到人事部门领取离职证明，离职证明需本人领取，不可代领。”那么，如果离职员工主张公司未为其开具离职证明，根据民事诉讼原则“谁主张，谁举证”，员工就必须先举证自己曾到过人事部门要求领取离职证明。
3、模板使用
很多地区人社局都会在官网中为企业提供《解除/终止劳动合同证明书》的模板。建议HR们在开具这类证明的时候，还是尽量遵照模板格式开具。而在这些模板中，很多都需要填写离职原因，那么，对于HR来说最稳妥的办法，就是根据当地人社局在办理人员退工手续时提供的离职原因选项的内容进行事实填写。例如：天津市人社局的招退工网申系统中，人员退工办理时，关于离职原因会给出如下选项：
很多用人单位在劳动者离职的时候都会要求劳动者填写《离职备案登记表》，可在登记表中按人社局给出的解除/终止原因进行填写或标注，并要求员工在备案表中确认签字，这样就能更好地避免因为离职原因存在争议而造成需要重新开具离职证明或因此造成赔偿。切勿在填写离职原因时使用情绪化、侮辱性或具有引导性的字眼。
作为HR，我们时常会碰到一些“不守规矩”的劳动者，面对这些劳动者的恶意或挑衅，我们更应该拿出我们较高的专业性和极强的职业素养。千万不要为了一时之气，给用人单位带来不必要的损失。
05、相关法规
文中涉及法律、法规：
《中华人民共和国劳动合同法》第五十条：
用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
《中华人民共和国劳动合同法》第八十九条：
用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损失的，应承担赔偿责任。
《劳动合同法实施条例》第二十四条：
用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。
《就业促进法》第三条：
第三条劳动者依法享有平等就业和自主择业的权利。劳动者就业，不因民族、种族、性别、宗教信仰等不同而受歧视。
